Unternehmenssekretariatsdienste: Unterstützung bei Compliance und Governance

Unternehmenssekretariatsdienste verstehen

Der Betrieb eines Unternehmens erfordert die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen, die durch die geltenden Gesetze auferlegt werden. Unternehmen, insbesondere solche mit grenzüberschreitenden Aktivitäten, unterliegen Anforderungen in Bezug auf Corporate Governance, Berichterstattung und administrative Compliance. Hier spielen Unternehmenssekretariatsdienste eine wichtige Rolle.

Unternehmenssekretariatsdienste (Corporate Secretarial Services, CSS) umfassen die für die Unternehmensführung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wesentlichen Verwaltungsfunktionen, in der Regel die Führung gesetzlich vorgeschriebener Register, die Erstellung und Einreichung von Jahresabschlüssen, die Organisation und Dokumentation von Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen, die Protokollierung von Beschlüssen und die Sicherstellung der Einhaltung der Meldepflichten für wirtschaftlich Berechtigte (Ultimate Beneficial Ownership, UBO).

Umfang der Unternehmenssekretariatsdienstleistungen

Die wichtigsten im Rahmen von CSS abgedeckten Dienstleistungen umfassen im Allgemeinen:

1. Jährliche Compliance-Dienstleistungen
   1. Erstellung der für die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten zum Jahresende erforderlichen Unterlagen, einschließlich Einberufungen, Tagesordnungen und Protokollen von Hauptversammlungen sowie der Genehmigung des Jahresabschlusses.
   2. Organisation und Durchführung der Hauptversammlung, einschließlich der Versendung gesetzlich vorgeschriebener Einberufungen und der Bereitstellung von Versammlungsräumen.
   3. Organisation und Dokumentation von Vorstandssitzungen, einschließlich der Erstellung von Einberufungen, Tagesordnungen und Protokollen gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
   4. Erstellung und Einreichung von Jahresabschlüssen gemäß den Anforderungen der zuständigen Genehmigungsbehörde.
   5. Obligatorische Einreichung der Jahresabschlüsse bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß den geltenden handelsrechtlichen Vorschriften.

2. Lizenzverlängerungen
   1. Pflege und Erneuerung der Gewerbelizenz und der gesetzlichen Register des Unternehmens.
   2. Durchführung routinemäßiger Unternehmensänderungen, wie z. B. Ernennung oder Rücktritt von Direktoren, Änderungen des eingetragenen Firmensitzes oder andere strukturelle Änderungen, einschließlich der Vorbereitung von Vorstandsbeschlüssen, Vollmachten und Änderungen der Satzung, wie gesetzlich vorgeschrieben.

3. Dokumentenüberwachung und Aufbewahrung von Unterlagen
   1. Versendung von Mahnungen zur Erstellung und Einreichung geprüfter Jahresabschlüsse mindestens einen Monat vor Ablauf der gesetzlichen Fristen.
   2. Regelmäßige Bereitstellung von Informationen zu laufenden Compliance-Verpflichtungen, um die Einhaltung der Anforderungen an die Unternehmensverwaltung sicherzustellen.

4. Letztendlicher wirtschaftlicher Eigentümer (UBO)
   1. Unterstützung bei der Erstellung, Einreichung und Pflege von Aufzeichnungen über die wirtschaftlichen Eigentümer (Ultimate Beneficial Ownership, UBO) gemäß den geltenden Rechtsvorschriften.
   2. Beratung zu allgemeinen Fragen der Unternehmensverwaltung im Zusammenhang mit der Einhaltung der UBO-Vorschriften.

Ein proaktiver Partner in Sachen Compliance

Einer der größten Vorteile von Corporate Secretarial Services (CSS) ist die Einhaltung von Fristen. Mit einem gut organisierten Compliance-Kalender vermeidet Ihr Unternehmen Last-Minute-Stress und unerwartete Strafen. Von der Erneuerung von Lizenzen bis zur Einreichung von UBO-Aufzeichnungen wird jede Aufgabe verfolgt, vorbereitet und rechtzeitig eingereicht. Dieser proaktive Ansatz gibt Führungskräften Sicherheit und Seelenfrieden, da sie wissen, dass die Compliance effizient gewährleistet ist.

Outsourcing vs. interne Unternehmenssekretariatsdienste

Unternehmen stehen heute vor der Wahl, ihre Unternehmenssekretariatsdienste intern zu verwalten oder an Spezialisten auszulagern. Das Outsourcing bringt mehrere Vorteile mit sich: Es verschafft Ihnen Zugang zu spezialisiertem Fachwissen, hält die Betriebskosten überschaubar und gewährleistet die Einhaltung sich ständig ändernder Gesetze und Vorschriften. Professionelle CSS-Anbieter sind stets über gesetzliche Änderungen, Einreichungsfristen und regulatorische Anforderungen auf dem Laufenden und reduzieren so das Risiko von Strafen.

Durch Outsourcing werden auch interne Ressourcen freigesetzt, sodass sich die Geschäftsleitung auf strategische Initiativen konzentrieren kann, während Experten Governance-Angelegenheiten effizient bearbeiten. Für Unternehmen, insbesondere solche, die über Regionen hinweg expandieren, erweist sich Outsourcing oft als der praktischste und zuverlässigste Ansatz.

Warum MBG für Unternehmenssekretariatsdienstleistungen beauftragen?

Die Verwaltung von Unternehmenssekretariatsaufgaben kann komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere angesichts der ständigen Änderungen von Vorschriften und Governance-Standards. Durch die Beauftragung von MBG können Unternehmen darauf vertrauen, dass diese wichtigen Aufgaben präzise, effizient und vorausschauend erledigt werden:

Bei MBG tun wir mehr als nur Dokumente zu archivieren – wir sind Ihr vertrauenswürdiger Partner, der dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen jederzeit die geltenden Vorschriften einhält.

• Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Wir erstellen und reichen alle gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen und Erklärungen gemäß den geltenden Gesetzen ein.
• Compliance-Überwachung: Unser Team verfolgt die regulatorischen Änderungen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen seinen Compliance-Verpflichtungen stets nachkommt.
• Dokumentenmanagement: Wir pflegen und verwalten Ihre Unternehmensunterlagen und -dokumente auf strukturierte Weise und minimieren so das Risiko von Strafen oder regulatorischen Sanktionen.
• Beratungsunterstützung: Unsere Experten bieten Ihnen Beratung zu Unternehmensumstrukturierungen und auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Berichtspflichten.
• Fokus auf das Management: Indem Sie MBG mit Ihren Unternehmenssekretariatsaufgaben betrauen, kann sich Ihre Unternehmensleitung auf das Wachstum und die Erreichung der Geschäftsziele konzentrieren, da sie weiß, dass die regulatorischen Verpflichtungen im Hintergrund nahtlos erfüllt werden.