USt-Guthaben in den VAE & Frist für die USt-Erstattung: Warum Unternehmen alte USt-Guthaben prüfen sollten, bevor sie verfallen

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Für viele Unternehmen in den VAE werden USt-Guthaben von einem Steuerzeitraum in den nächsten vorgetragen, ohne dass darüber weiter nachgedacht wird. Auch wenn diese Guthaben im FTA-Portal sicher erscheinen, sind sie mehr als bloße Buchungsposten – es handelt sich um erstattungsfähige liquide Mittel.

Mit der Einführung der neuen Fristen für die USt-Erstattung in den VAE können Unternehmen Entscheidungen über historische USt-Guthaben nicht länger aufschieben. Eine verzögerte Erstattungsantragstellung kann letztlich dazu führen, dass der gesetzliche Anspruch auf Rückerstattung der zu viel gezahlten USt verloren geht.

Für Finanz- und Steuerteams sollte die USt-Rückerstattung künftig als Cashflow- und Working-Capital-Initiative betrachtet werden – nicht lediglich als steuerliche Compliance-Maßnahme.

Die neue Fünfjahresfrist für die USt-Erstattung

Gemäß den Änderungen des Steuerverfahrensgesetzes der VAE müssen Anträge auf Rückerstattung zu viel gezahlter Steuer oder von USt-Guthaben grundsätzlich innerhalb von fünf Jahren ab Ende des jeweiligen Steuerzeitraums eingereicht werden.

Der Fünfjahreszeitraum wird ab dem maßgeblichen Ereignis berechnet, darunter:

• dem Datum, an dem die zu viel gezahlte Steuer entrichtet wurde;
• dem Datum, an dem die betreffende USt-Erklärung oder die Freiwillige Offenlegung eingereicht wurde, oder dem Datum eines von der FTA erlassenen Steuerbescheids, sofern das Guthaben aus einer solchen Erklärung oder Festsetzung entstanden ist; oder
• dem Datum, an dem das USt-Guthaben in allen anderen Fällen entstanden ist.

Wird ein Erstattungsantrag nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist eingereicht, erlischt der Anspruch des Steuerpflichtigen auf die Erstattung.

Übergangsregelung mit Erleichterung bis 31. Dezember 2026

Die geänderte Gesetzgebung sieht zudem eine wichtige Übergangsregelung vor.

Steuerpflichtige mit historischen USt-Guthaben, die vor Einführung der neuen Frist entstanden sind, können entweder:

• einen Erstattungsantrag stellen; oder
• das Guthaben mit künftigen USt-Verbindlichkeiten oder Verwaltungsstrafen verrechnen,

sofern der Antrag innerhalb eines Jahres ab dem Inkrafttreten der Änderung gestellt wird.

In der Praxis haben Unternehmen damit die Möglichkeit, ältere USt-Guthaben vor dem 31. Dezember 2026 zu prüfen und zurückzufordern – selbst wenn diese Guthaben Steuerzeiträumen zuzuordnen sind, die mehr als fünf Jahre zurückliegen.

Diese Übergangsfrist bietet eine wertvolle Gelegenheit, liquide Mittel zurückzufordern, die andernfalls verjähren könnten.

Warum der bloße Vortrag von USt-Guthaben nicht mehr ausreicht

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ein USt-Guthaben, solange es im FTA-Konto weiter ausgewiesen wird, jederzeit erstattungsfähig bleibt. Diese Annahme kann sich jedoch als kostspielig erweisen.

Mit zunehmendem Alter der USt-Guthaben wird es oft schwieriger, unterstützende Unterlagen wiederzubeschaffen. Personalwechsel, ERP-Migrationen, archivierte Unterlagen und unvollständige Dokumentation erschweren häufig den Nachweis historischer Ansprüche.

Statt zu warten, bis eine FTA-Prüfung, eine Unternehmensumstrukturierung oder Liquiditätsdruck das Problem offenlegt, sollten Unternehmen ihre historischen USt-Positionen proaktiv bewerten.

Häufige Herausforderungen bei der Rückforderung von USt-Guthaben

Die Rückforderung von USt ist selten so einfach wie die bloße Einreichung eines Antrags. In unserer Beratungspraxis begegnen Unternehmen häufig mehreren Herausforderungen, darunter:

• fragmentierte Buchhaltungsunterlagen über mehrere ERP-Systeme hinweg;
• unvollständige USt-Berechnungen und unterstützende Daten, die zur Erstellung der USt-Erstattungsunterlagen im von der FTA vorgeschriebenen Format (VAT311) erforderlich sind;
• fehlende oder nicht konforme Steuerrechnungen;
• unzureichende Dokumentation zum Nachweis, dass Ausgaben mit steuerpflichtigen Geschäftstätigkeiten in Zusammenhang stehen;
• geltend gemachte USt auf gesperrte oder nicht erstattungsfähige Ausgaben;
• fehlerhafte Lieferantenrechnungen, die die Vorsteuererstattung beeinträchtigen; und
• eingeschränkte Systemfähigkeit zur Analyse alternder USt-Salden oder zum Abgleich von USt-Erklärungen mit Transaktionsdaten.

Jede dieser Herausforderungen kann den Erstattungsprozess verzögern oder zu zusätzlichen Rückfragen der FTA führen.

Eine praktische USt-Prüfliste

Vor Einreichung eines Erstattungsantrags sollten Unternehmen eine strukturierte Überprüfung ihrer historischen USt-Guthaben durchführen, unter anderem:

Diese Überprüfung ermöglicht es Unternehmen, zwischen erstattungsfähiger USt, Positionen, die weiterer Nachweise bedürfen, und Salden, die vor Einreichung eines Erstattungsantrags möglicherweise Korrekturmaßnahmen erfordern, zu unterscheiden.

Ein strukturierter Ansatz für die USt-Rückforderung

Eine erfolgreiche USt-Rückforderung sollte systematisch statt reaktiv erfolgen.

Der Prozess sollte Folgendes umfassen:

• Analyse historischer USt-Erklärungen;
• Abgleich der USt-Erklärungen mit den Buchhaltungsunterlagen;
• Validierung unterstützender Steuerrechnungen;
• Identifizierung gesperrter oder nicht erstattungsfähiger Vorsteuer;
• Korrektur historischer Fehler, sofern erforderlich;
• Erstellung der USt-Erstattungsunterlagen (VAT311); und
• Zusammenstellung der von der FTA geforderten unterstützenden Dokumentation.

Werden Schwachstellen festgestellt, sollten Unternehmen diese vor Einreichung eines Erstattungsantrags beheben, um Verzögerungen zu minimieren und die Wahrscheinlichkeit zusätzlicher Informationsanfragen der FTA zu verringern.

Wie MBG Corporate Services unterstützen kann

MBG Corporate Services unterstützt Unternehmen bei der Überprüfung historischer USt-Positionen, der Identifizierung erstattungsfähiger USt-Guthaben, der Stärkung der Dokumentation und der Vorbereitung von Erstattungsanträgen gemäß den FTA-Anforderungen.

Unsere USt-Spezialisten unterstützen Organisationen bei:

• USt-Gesundheitschecks und Compliance-Überprüfungen;
• Bewertungen zur Rückforderung historischer USt;
• Erstellung der USt-Erstattungsunterlagen (VAT311);
• Prüfung auf Warnsignale wie gesperrte oder nicht anspruchsberechtigte Vorsteuer
• Überprüfung der unterstützenden Dokumentation;
• Bewertungen im Rahmen der Freiwilligen Offenlegung, sofern erforderlich; und
• Unterstützung bei FTA-Erstattungsprüfungen und Steuerprüfungen.

Fazit

USt-Guthaben sind nicht einfach nur von einem Steuerzeitraum in den nächsten vorgetragene Salden – sie sind wertvolle finanzielle Vermögenswerte.

Mit der Einführung gesetzlicher Fristen für USt-Erstattungsanträge sollten Unternehmen sicherstellen, dass historische USt-Guthaben überprüft, validiert und zurückgefordert werden, bevor sie verjähren.

Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Jahre USt-Guthaben angesammelt hat oder noch nie eine umfassende Überprüfung zur USt-Rückforderung durchgeführt hat, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zu handeln. Eine proaktive Bewertung heutekönnte erhebliche liquide Mittel freisetzen und gleichzeitig künftige Compliance-Risiken verringern.