Mehrwertsteuererklärungen in den VAE: Eine Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen

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Für Unternehmen, die in den VAE tätig sind, ist die korrekte und fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuererklärungen unerlässlich, um die Integrität des Betriebs zu wahren und das Vertrauen von Aufsichtsbehörden und Stakeholdern zu stärken – nicht nur zur Vermeidung von Bußgeldern. Dieser Artikel bietet eine praktische Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften und konzentriert sich auf die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Umsatzsteuererklärung. Dabei werden relevante Erstattungsverfahren, wie beispielsweise die Umsatzsteuererstattung, sowie die Bedeutung der allgemeinen Umsatzsteuer-Compliance und die Regelungen zur Umsatzsteuererstattung in den VAE erläutert.

1. Machen Sie sich mit Ihren Einreichungspflichten vertraut

Zunächst muss jedes Unternehmen bestätigen, dass es umsatzsteuerlich registriert ist und den von der Bundessteuerbehörde (FTA) festgelegten Meldezyklus kennt. Die wichtigsten Schritte:

• Ermitteln Sie, ob Ihr Unternehmen monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss, basierend auf den steuerpflichtigen Lieferungen der letzten zwölf Monate.
• Beachten Sie die Frist: Die Erklärungen müssen elektronisch (über das FTA-Portal) bis zum 28. Tag des Folgemonats nach Ende des Steuerzeitraums eingereicht werden.
• Angenommen, Sie erwarten eine Rückerstattung (z. B. wenn die Vorsteuer die Umsatzsteuer übersteigt). In diesem Fall müssen Sie dies in der Erklärung angeben und die entsprechenden Unterlagen für eine Umsatzsteuererstattung in den VAE aufbewahren.

2. Wichtige Dokumente vorbereiten und abgleichen

Korrekte Steuererklärungen setzen eine gut organisierte Dokumentation voraus. Unternehmen sollten vor der Einreichung einer Steuererklärung Folgendes sicherstellen:

• Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen, Gut-/Lastschriften und gegebenenfalls Einfuhr-/Zollanmeldungen sollten gesammelt und abgeglichen werden.
• Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen sollten abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass alle steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen sowie die erstattungsfähige Vorsteuer erfasst sind.
• Die Transaktionsklassifizierungen – einschließlich steuerpflichtiger Lieferungen (5 %), steuerfreier Lieferungen (z. B. Exporte) und steuerbefreiter Lieferungen (bei denen keine Mehrwertsteuer erhoben wird und die Vorsteuer in der Regel nicht erstattungsfähig ist) – sollten überprüft werden.

Die Chancen auf eine Steuerrückerstattung im Fall Dubai stehen gut, und die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften insgesamt wird durch die Sicherstellung einer einwandfreien Dokumentation gestärkt.

3. Umsatzsteuer, Vorsteuer und die Nettosteuerschuld (bzw. Rückerstattung) werden berechnet

Sobald alle Daten erfasst und abgeglichen sind:

• Umsatzsteuer: Die Summe der auf steuerpflichtige Lieferungen erhobenen Umsatzsteuer wird berechnet.
• Vorsteuer: Die auf erstattungsfähige Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer wird berücksichtigt. Nur Kosten, die sich auf steuerpflichtige Lieferungen beziehen und die Kriterien der FTA erfüllen, werden angerechnet.
• Nettoumsatzsteuerstand: Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer. Ist das Ergebnis negativ, kann die potenzielle Umsatzsteuererstattung der VAE beantragt werden. Ist es positiv, ist der Betrag an die FTA zu entrichten.
• Tragen Sie diesen Stand korrekt in die Umsatzsteuererklärung (Formular VAT201) auf dem FTA-Portal ein. Dieser Stand kann im Formular VAT201 auf dem FTA-Portal genau angegeben werden. Dieser Schritt ist entscheidend, um jegliche Haftungsansprüche zu vermeiden. Unternehmen sollten bei einem positiven Ergebnis planen, wie sie ihre Umsatzsteuererstattung in Dubai beantragen können.

4. Rücksendung einreichen und Zahlungen leisten oder Rückerstattungen beantragen

Nach Abschluss der Berechnungen:

• Die Umsatzsteuererklärung wird über Emara Tax fristgerecht eingereicht.
• Verspätete Zahlung führt zu Strafen. Falls Umsatzsteuer anfällt, muss die Zahlung fristgerecht erfolgen.
• Falls eine Rückerstattung beantragt wird, muss diese gemäß den Vorgaben der FTA vorbereitet und die Dokumentation für eine mögliche Prüfung bereitgehalten werden.

Eine rechtzeitige Einreichung der Umsatzsteuererklärungen stärkt die Einhaltung der Umsatzsteuerbestimmungen und hilft, unnötige Aufmerksamkeit der Steuerbehörde zu vermeiden.

5. Sicherstellung der fortlaufenden Einhaltung der Vorschriften und der Auditbereitschaft

Die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften endet nicht mit der Abgabe der Steuererklärung. Um stets auf dem neuesten Stand zu sein:

• Bewahren Sie alle umsatzsteuerbezogenen Unterlagen (Rechnungen, Verträge, Hauptbücher, Import-/Exportdokumente) mindestens fünf Jahre lang auf (in einigen Branchen länger) gemäß den Richtlinien der FTA.
• Führen Sie regelmäßig einen Abgleich Ihrer Umsatzsteuerkonten und Geschäftskonten durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Halten Sie sich über Änderungen der Mehrwertsteuervorschriften (z. B. neue nicht erstattungsfähige Vorsteuerkategorien) auf dem Laufenden, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden.
• Bereiten Sie sich auf mögliche Mehrwertsteuerprüfungen vor, indem Sie Ihre Dokumentation übersichtlich halten und eine prüfungsbereite Umgebung schaffen.

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Abgabe von Umsatzsteuererklärungen in den VAE ein ordnungsgemäßes und transparentes Verfahren erfordert. Dieses beginnt mit dem Verständnis der Meldepflichten und Berechnungen und umfasst die Einreichung sowie die kontinuierliche Bereitschaft zur Betriebsprüfung. Unternehmen, die einen Schritt vernachlässigen, riskieren Bußgelder, den Verlust von Erstattungsmöglichkeiten (z. B. Umsatzsteuererstattung in Dubai oder den VAE) und weitere Risiken.

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